Электронный документооборот: почему не стоит всё переводить в "цифру"?

Дата публикации: 10 июля 2020

Цифровая трансформация уже давно затронула все отрасли экономики. Но, как показала практика, переход на "цифру" как таковой не является панацеей. Гораздо важнее выработать формат взаимодействия и обмена документами между организациями и подготовить соответствующую законодательную базу. Проблемам современного электронного документооборота был посвящён круглый стол "Цифровые трансформации — 2020: электронный документооборот", который провёл "Деловой Петербург".

Цифровые трансформации — 2020: электронный документооборот. Прямая трансляция

Участники круглого стола отметили, что в вопросах цифровизации в авангарде оказалось наше государство: этот, казалось бы, консервативный институт уже несколько лет успешно работает в системе электронного документооборота (СЭД). Вслед за чиновниками стал подтягиваться и бизнес. Пандемия коронавируса же послужила лишь дополнительным стимулом для развития. Об этом рассказал Андрей Востриков, директор представительства СЭД ТЕЗИС в СЗФО: "На уровне госструктур СЭД продолжит своё развитие в регионах и муниципалитетах. Что касается бизнеса, то тренд на цифровизацию, безусловно, сохранится. И COVID-19 сыграл в этом немалую роль. Как только первая волна схлынула, к нам стали обращаться даже те компании, руководство которых придерживается весьма консервативных взглядов на ведение бизнеса. В современных реалиях необходима мобильность, которую может обеспечить СЭД. И именно системная автоматизация процессов позволяет компании быть более устойчивой в период кризисов".

Сегодня потенциальные покупатели заинтересованы не в приобретении готового приложения. Чаще всего, по словам Сергея Курьянова, директора по стратегическому маркетингу компании "ДоксВижн", клиенты интересуются единой платформой, на основании которой можно управлять сразу несколькими бизнес-процессами. Такие продукты есть на рынке, и, по оценкам экспертов, только в Петербурге их предлагают не менее десятка солидных компаний.

Однако, как заметил Алексей Перегудов, директор по работе с партнёрами компании "Электронные офисные системы", проблемы возникают тогда, когда из одной СЭД необходимо оперативно передать документы в другую систему. "Поэтому здесь очень важно выработать формат взаимодействия на всех уровнях и сделать это взаимодействие понятным для пользователей. Таким, чтобы пользователи не задумывались о самом процессе. Нам же неважно, например, какая электронная почтовая программа установлена у коллег", — пояснил Алексей Перегудов.

В то же время для реализации полноценного документооборота необходима законодательная база, которой на сегодняшний день нет. Ничего не сказано о том, как и сколько лет хранить электронные документы, как проверить документ на подлинность, если истёк срок электронной цифровой подписи (ЭЦП), что делать в случае хакерской атаки. "Сейчас в Минцифре активно обсуждаются эти вопросы. Законодателям и разработчикам программ необходимо определить методику хранения и обработки электронных документов. Ведь при извлечении документа из архива важно доказать, что он не был изменён. А риск компрометации архива достаточно высок. Поэтому мы не рекомендуем заказчикам увлекаться глобальным переходом на цифру", — добавил Алексей Перегудов.

В свою очередь, Сергей Курьянов заметил, что хранение электронных документов не является самоцелью, потому что 95% документации необходимо сохранять лишь в течение 5 лет, а это вовсе не представляет проблемы. Тем не менее остаётся пул документов (5%), которые ещё долгое время будут предъявляться только в оригинале. И здесь возникает ещё один вопрос: что сейчас считается электронным документом, что подразумевается под оригиналом? Эксперты сошлись во мнении, что в большинстве случаев ответ на этот вопрос зависит от регламентных договорённостей — иногда просто между организациями. Например, многие в качестве подтверждающих документов принимают обычные сканы, по сути фотографии, или электронные письма. Но зачастую их правообладатели не могут гарантировать юридическую чистоту таких документов.

Как минимум документ должен быть заверен одним из двух способов: усиленной или простой ЭЦП. "Первый вариант, — отметил Андрей Востриков, — самый надёжный. Любая экспертиза подтвердит подлинность документа. Но это требует больших затрат: немалых денег стоит сама подпись, периодически требуется её обновление. Второй вариант — подписывать простой ЭЦП, но для этого должны быть чётко прописаны внутренние регламенты. Кроме того, важна метка времени. В любом случае остаются риски, связанные с возможностью обжаловать отдельные документы в суде".

В завершение круглого стола участники обратили внимание на то, какую из множества систем электронного документооборота выбрать. Сегодня заказчики смотрят, насколько система современна, актуальна, технологична, есть ли веб-интерфейс и насколько она совместима с другими платформами. Немаловажен и опыт компании по внедрению своих продуктов в рабочий процесс. Но главное — и это особенно подчеркнул Сергей Курьянов — систему нужно подбирать под конкретные задачи своей компании, чтобы она работала максимально эффективно.

Поделиться: